如何开展活动策划业务

活动行业在过去近十年来发展迅速。根据来自CSEP（活动策划专业认证）的戈德布拉特博士的最新研究，每年花费在活动上的金额是五千亿美元。戈德布拉特是ISES(国际活动协会）的创始人，乔治华盛顿大学活动管理项目的创世负责人，同时也是活动管理国际词典的合著者。戈德布拉特说道：“我只想说，如此大的市场空间足以支撑和维持你所付出的努力， 如果你在某一活动领域工作，这里有非常多的领域你可以去拓展。如果你才刚刚踏足活动这个行业,你会发现在许多领域都有获利颇丰的市场等着你。”

戈德布拉特的研究发现，在这个行业的利润会持续上涨。就在几年前戈德布拉特说过活动策划企业家的利润率大概是15%，但是他最近的诸多研究表明其利润率可以高达40%。他将此行业如此可期的前景归于以下几点原因，其中包括向上的经济形势和美国公司将他们的活动策划职能外包的趋势。因为你将开设的不是一些需要为聘请像程序员这样昂贵的技术型初创公司，所以你可以用一笔数目较小的金额开始你的活动服务事业。

什么是活动策划？

这个问题实际上分为两个问题:有什么类型的活动? 什么是活动策划?

首先来总的谈谈做活动策划的目的：

 庆祝活动(集市、游行、婚礼、团聚、生日、纪念日)

 教育(会议、会议、毕业典礼)

 促销(产品发布会、政治集会、时装秀)

 纪念活动(纪念碑,公民活动)

这个列表并不是一个详尽的列表，但是正如示例所示，活动可能与商业相关，也可能纯粹是社交活动，或者介于两者之间。

现在我们来到第二个问题: 什么是活动策划? 活动的策划者可以处理与该活动相关的一部分或所有的以下任务:

 进行调研

 活动流程设计

 找到一个适合的地点举办该活动

 安排食物、装饰和娱乐

 活动往返的交通

 发送邀请给与会者

 为参会者安排必要的住宿

 协调活动人员的工作

 在现场监督

 对活动进行评估

有多少你能够参与策划执行的活动需取决于该活动的规模和类型，同样的这也会取决于你的专业化程度。

人们为什么要雇佣活动策划师?

答案很简单:人们经常发现自己缺乏专业知识和时间来策划活动。独立的策划者可以参与其中并给予这些活动专业的安排与执行。

谁会成为活动策划人?

策划者通常是那些在活动或活动的某一特定方面已经开始行动的人。在马丁·范·克肯决定策划整个活动之前，他成功地经营着一家活动餐饮服务公司。许多其他的策划者也有类似的经历。这就解释了为什么策划者不仅管理，协调整个活动，而且还可能为这些活动另外提供一个或多个专业服务。

活动策划者在决定自己创业之前，可能已经开始为其他公司策划活动了。Joyce Barnes-Wolff已经连续11年为一家零售连锁店策划内部活动，然后在自己创业前，为其他活动策划公司工作。

获得认证

是指在活动策划或管理方面获得大学的学位或证书。可从国际会议专业协会(MPI)获得提供这一领域教育机会的大学或学院的名单。

也可以考虑成为CSEP(活动策划专业认证)或CMP(认证会议策划师)。这些头衔分别由ISES(国际活动协会）和MPI (国际会议专业协会)颁发。许多公司，在招聘策划师的时候都会优先考虑拥有这些头衔的应聘者。经研究显示，得到CSEP或CMP的证书已经成为一个必须，因为只有这样客户才能知道这些策划者是专业人士。

目标市场

企业市场——一般来说，活动策划服务有两个市场:企业和社会。“公司”一词不仅包括公司，还包括慈善机构和非营利组织。慈善机构和非营利组织会举办规模庞大的的募捐、招待会和体育竞赛等活动，以扩大他们的公众支持并筹集资金。每年都会举办数千个这样的活动，虽然大型活动需要专业的活动策划经验，但是你可以从规模小一点的本地活动开始。

公司为员工、董事会成员或股东举办贸易展览、会议、公司野餐、假日聚会和会议。举办这类活动有着巨大的市场。根据会议产业委员会2012年的研究，仅在美国就举办有多达183万个企业/商业会议、贸易展会、会议。

社会市场——社交活动包括婚礼、生日、周年纪念派对、男女生的成人礼、儿童派对、家庭团聚等等。您可以处理所有这些活动，或者特别集中于其中的一个或多个专业活动领域。

随着婴儿潮一代的成熟，社交活动(尤其是生日和纪念日)的市场预计将在未来几年继续扩张。这个团体有孩子结婚，父母庆祝金婚纪念日，以及他们自己的婚姻纪念日。

启动成本

你需要多少资金来开展你的活动策划业务? 这将取决于你提供相关服务所在地区的生活成本，以及你是在家办公还是租办公室。从另一个方向上，也将取决于你自己的品味和生活方式。

需要记住的是，在家工作虽然可以降低成本，但你只能在有限的资金上开展最小的活动策划业务。

这里列出了两个假设的活动策划服务的启动成本。第一个业务是基于家庭的，没有员工。另一家是公司，老板雇佣一名全职初级策划师和一名文书，以及临时雇员，他们负责文书工作，并可能帮助准备各种活动。两家公司的老板都将从税前净利润中获得收入。这些企业每年的营业额分别为8万5千美元和25万美元。

运作

很少有活动策划人员有朝九晚五的工作。从本质上讲，活动策划的工作往往是在晚上、周末、假日，有时甚至是特定的季节。你投入多少时间来工作将取决于你选择的专业活动领域。

一般来说，社交活动比公司活动涉及更多的周末和假期。一般来说在一些地区和一些类型的活动有“淡季”和“旺季”。然而，不管你的专业是什么(除了小孩子的聚会)，你都需要在晚上和常规的休息时间来协调和监督活动。当然，这些活动的策划主要在营业时间内完成。

以下是你作为活动策划师将要完成的主要任务:

调研/研究——减少风险的最好方法(无论哪种)是做作业。对于大型活动，调研可能意味着要通过调查、访谈或项目小组研究来确定活动是否有需求。如果你是活动策划行业的新手，调研可能意味着你要尽可能地了解供应商。研究也可能意味着与其他策划者交谈，他们已经做过了类似你将要做的活动。或者你可能会发现自己需要阅读解决有关风俗和礼仪的问题，尤其是当你不熟悉某一特定类型的活动时。

无论你策划怎样的活动，都应该包括与客户的详细交流，问的问题太少，或者没有充分倾听客户的回答，都会影响你策划的活动的成功。

策划设计——在活动策划的设计阶段，你的创造力必须要发挥得最淋漓尽致，在此期间，你要勾勒出整个活动的“感觉”和“外观”。当进行头脑风暴的时候，无论是你自己还是你的员工，都必须找出类似的已经做过的案例来分析研究，并结合你在客户那里获得的信息，分析这些信息。因此充分的了解客户需求，然后大量的阅读案例对你的策划工作就非常有意义了。另外对活动预算的清晰了解和判断，将帮助您彻底检查每个想法的可行性，最好在提案之前就应当了解。。

提案——一旦你与客户沟通交流后，并完成了头脑风暴，你应该有足够的信息准备提案。请注意，提案的制作非常耗时，而且可能会很昂贵，尤其是如果你包含了照片或效果图。请注意，只有运作管理高端活动的大公司才有能力向客户提供免费提案。你应该得到一笔咨询费(建议大约150美元)，如果客户最后决定雇佣你，那么这笔费用可以转化到用于客户的活动。

组织——在这个密集决策的阶段，您将租用场地、雇佣供应商，以及处理比您认为可能更多的细节。你会一直打电话直到耳朵麻木。但是在你做这些事情之前，确保你有一个联系人(客户或者代表客户的人)和你一起讨论所有的重大决定。此外，社会活动有时也会受到“太多意见”综合症的影响。有一个指定的联系人可以帮助你避免被卷入活动客户之间的分歧中。

一般来说，活动越大，策划的时间就越长。那些国际性的大型活动都是在几年前就开始策划好的。虽然你可能不会运作这么大规模的活动，但你确实需要至少留出几个月的时间来安排像公司野餐、聚会或大型派对，婚礼这样的活动。

协调——在确定策划案之后，应该把你的注意力转移到构成整个活动的每一部分上。在这一点上，你的目标是确保每个人都有相同的想法。良好的沟通技巧很重要，确保所有供应商至少对整个活动策划有一个总体的概念。更重要的是，供应商应该清楚他们的期望以及时间。供应商到达时间应该出现在合同中，但是无论如何要验证这些时间。这是一个“检查和再检查”时期。确保所有员工都知道自己的角色。

评估——显然，在某种意义上，这是最重要的，对活动结果的评估反映的是客户满意度。当然，最终的目的是获得客户对你的赞许并为你提供口碑广告。

有几种其他的方法来评估活动的成功。你可以聘请活动策划顾问来观察你的活动;与你的员工在活动后进行讨论;从其他行业专业人士那里获得反馈，如餐饮或调酒师;还可以在活动现场或活动结束后对客人进行调查访问。

收入&成本

为服务定价的目的是将你的人力和物料成本充分计入管理费用并产生可接受的利润。第一次创业的创业者往往会失败，因为他们不知道自己的服务定价太低。根据行业专家戈德布拉特博士的说法，费用通常由三个因素决定:

细分市场服务——社会活动的收费结构与企业活动不同。在社会活动行业，策划者通常会为他们的服务收取一定的费用，外加部分或全部供应商费用的百分比。这两个收入来源会产生足够的利润。在企业活动行业，策划者通常会为他们的服务收取费用，并对他们签订的合同中的每一个单项收取一定比例的管理费。例如，策划者从花店买花，通常会在成本的基础上增加15%，向客户收费。另一种可能是固定费用，或“项目费用”，通常适用大型活动，或者是公司希望得到一个“不超过预算”的报价。

地理位置——例如，美国东北部的费用要高于东南部。这种差异反映了生活成本的变化。此外，另外活动是否处于淡旺季也会对价格产生一定影响。

活动策划人的经验和声誉——如果你刚开始从事这个行业，你可以在获得专业经验的同时，降低策划服务的收费。

你可能会问，上述服务费是如何计算的?我们采访的活动策划者用“成本加成”的方法为他们的服务费用(客户的总成本)定价。他们将活动所需的人力、物资和材料外包出去，并向客户收取活动总成本的10%至20%的服务费，收取15%的服务费是一个大致的平均水平。

市场和资源

平面广告涉及的范围很广，从免费或便宜的黄页广告到在昂贵的全国性出版物上刊登的广告，费用高达数万美元。即使在今天的网络时代，大多数的策划者都认为黄页上的广告很有商业意义。

你也可以选择展示广告。就是黄页上更大的、有边框的广告。这些东西要收费。如果你选择了一个较大的广告空间，一定要包括你的标志。你也可以考虑在当地报纸上做广告。许多报纸定期(也许是每季)为准新娘和准新郎们出版特别的版面。如果你打算做婚礼咨询，这些都是促进你的活动策划业务的好工具。

达拉斯策划师大卫·格兰杰对此表示赞同。他指出，问题在于，客户需要看到你在做什么，而一个字广告是做不到的。他建议在这个行业建立人脉，结交朋友。他说：“人们了解你，信任你。”他们想要诚实和正直。

人脉网络可以通过两种方式帮助你的生意。如果人们见过你，知道你提供什么服务，他们可能会向其他人推荐业务或使用你的服务。此外，与酒店、餐饮承办商等的联系将使你有机会认识一些在你策划活动时需要的供应商。

尽管人脉网络和口碑营销是获取客户最常见的行业策略，但传统的广告形式也有自己的用途。当地商业杂志上的一个小广告可以帮助建立知名度，互联网上的一个网站可以让你吸引那些对其他形式的媒体不感兴趣的客户。

自媒体当然也是一个重要的推广渠道，

活动策划软件

有数百种类型的活动策划软件，从廉价的基本软件包到策划和管理大型会议和贸易展览的软件。这种类型的软件价格从100美元到数千美元不等。随着公司的发展，您可以选择不同的软件类型来满足你的需求。